Comment établir un budget prévisionnel en tant que freelance ?

Budget prévisionnel, de quoi parle-t-on ?

Un budget prévisionnel est une projection des entrées d’argent (les produits) mises en face des dépenses (les charges). Il permet de fixer des objectifs de chiffre d’affaires en fonction des dépenses prévues afin d’assurer la rentabilité du projet professionnel. Il permet aussi de calculer le fonds de roulement nécessaire au maintien de l’activité. Le fonds de roulement est une somme de liquidités disponible qui permet de financer les charges en attendant le règlement des clients.

Cet exercice aide également à fixer un objectif de rémunération : le taux journalier moyen. Pour définir un tarif juste, il faut prendre en compte différents postes de dépense propres à l’exercice d’une activité professionnelle indépendante :

• Les périodes de congés, durant lesquelles le freelance ne bénéficiera pas de rentrée d’argent ;
• Le temps alloué à la gestion administrative (facturation, déclaration auprès de l’URSSAF, etc.) ;
• La prospection qui a un coût en termes de temps passé et d’outils promotionnels (site Internet, création de supports de communication, publicité, etc.).

Les prestations réalisées peuvent être facturées de deux manières : à la durée ou au forfait.

La facturation à la durée implique une obligation de moyens. Cela signifie que le freelance s’engage à tout mettre en œuvre pour réaliser les travaux prévus. La durée servant d’unité pour la facturation est en général l’heure ou la journée. Le freelance doit établir son budget prévisionnel pour que la durée facturée soit rentable, tout en tenant compte des jours non travaillés dédiés à la gestion administrative, à la prospection, aux jours de congés… Il ne faut pas oublier que ce tarif doit aussi rester compétitif au regard des prix du marché.

La facturation au forfait se fait au livrable. Cela consiste à chiffrer au préalable le temps nécessaire à la réalisation du projet ainsi que tous les autres coûts relatifs compris dans le devis (besoin de logiciel, déplacements…). Ce mode de facturation offre une bonne visibilité au client en matière de budget. Le freelance doit quant à lui être capable d’évaluer avec précision le temps qu’il passera sur le projet en question.

Pourquoi est-il important de bien gérer son budget en freelance ?

Le statut de freelance offre de nombreux avantages, tels qu’une liberté dans le choix des projets, des clients et de l’emploi du temps. Il peut aussi s’avérer instable, notamment lors d’une période d'inter-contrat. En prenant soin de créer son budget en tant que freelance, on peut constituer une réserve suffisante pour anticiper les fluctuations financières au cours de l’année.

De plus, un budget prévisionnel aide le freelance à définir des objectifs financiers et à suivre sa progression au fil de l’année. En faisant des bilans à intervalles réguliers, il peut ainsi anticiper une période de baisse d’activité et agir afin d’éviter d’atteindre la limite de fonds de roulement. Dans ce cas-là, il est possible de réajuster ses tarifs, de demander un échelonnement de paiements à ses prestataires ou de souscrire un prêt bancaire. Dans le cas opposé, un état des lieux peut lui montrer qu'il a atteint ses objectifs plus rapidement que prévu, lui permettant de planifier des investissements dans de nouveaux équipements ou dans sa démarche RSE.

Bien gérer son budget est également essentiel pour construire son offre commerciale. En connaissant ses marges de manœuvre, le travailleur indépendant peut plus facilement gérer les négociations avec ses clients et proposer, si besoin, des réductions en fonction de la volumétrie de commande.

Nos conseils pour bien établir son budget prévisionnel en freelance

Pour créer un budget prévisionnel efficace, il faut bien faire la différence entre chiffre d’affaires et rémunération. C'est-à-dire qu’il faut connaître les charges à soustraire de la somme versée par le client. Pour bien gérer son budget sur l’année, il faut donc avoir une vision claire de ses dépenses sur cette période. Il peut s’agir de dépenses régulières, comme le loyer de son local professionnel ou l’abonnement à des services professionnels. Il s’agit aussi d’achats ponctuels, tel que l’acquisition de matériel informatique.

Ensuite, nous conseillons de créer un budget prévisionnel qui se transformera en budget réel au fil de l’année. Le document support peut être un fichier excel, qui offre de nombreuses possibilités. Certains travailleurs freelances préfèrent utiliser un logiciel spécialisé, qui permettra une analyse précise de chaque type de charge. Il est aussi possible d’en choisir un qui propose des services complémentaires tel que l’édition de facture.

Quel accompagnement pour établir son budget en freelance ?

Si la création d’un budget prévisionnel semble essentielle au développement d’une activité en freelance, cette tâche peut être difficile à appréhender pour les personnes peu à l’aise avec les démarches administratives. Il peut alors être judicieux de faire appel à un expert-comptable, qui pourra établir le compte de résultat en fonction du chiffre d’affaires prévisionnel.

Un travailleur freelance qui éprouve des difficultés à gérer des problématiques budgétaires et administratives peut aussi choisir un statut professionnel incluant un accompagnement, tel que le portage salarial. En portage salarial, l’indépendant conserve la liberté du freelancing tout en se libérant des tâches administratives, prises en charge par la société de portage salarial.

Selon la société de portage qu’il choisit, il peut aussi bénéficier d’une aide pour la gestion de son budget. Chez Quorélations, nous pouvons proposer un accompagnement personnalisé dans ce domaine. Chaque porté peut soumettre son budget prévisionnel à l’avis de notre équipe qui le guidera pour mieux construire son offre commerciale. Ce regard extérieur et bienveillant est une opportunité d’ajuster son offre en adéquation avec les besoins du marché.

Un autre avantage du statut, en lien avec la gestion du budget en freelance, est que l’entreprise de portage salarial (EPS) constitue une réserve financière pour le porté, prélevée sur ses revenus. Le travailleur indépendant peut l’utiliser lorsqu’il le souhaite, notamment pour compenser la perte de revenus lors d’une période d’inter-missions. La réserve financière est aussi un précieux soutien en cas de situations exceptionnelles et difficilement prévisibles tels qu’un retournement du marché ou une crise sanitaire. Le salarié porté récupère ensuite le reliquat en fin de contrat de travail. De plus, le statut du portage salarial permettant de cotiser auprès de l’assurance chômage, un indépendant en portage salarial pourra être éligible à l’aide au retour à l’emploi à l’issue de son contrat de travail.

Au-delà des questions budgétaires, la société de portage se charge de la gestion administrative pour le salarié porté. C’est elle qui effectue les versements de charges sociales. L’EPS négocie et souscrit les contrats d’assurance collectifs à des tarifs avantageux auprès d’organismes de prévoyance et de retraites complémentaires, d’une complémentaire santé…

N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour toute question.