Dans le cadre de votre activité de travailleur indépendant, vous pouvez être amené à engager des frais de différentes natures, notamment des frais de déplacement. En exerçant sous le statut du portage salarial, ces frais vous sont remboursés. Sous certaines conditions, vos frais de déplacement peuvent même vous permettre d’optimiser vos revenus. Parcourez notre article pour tout savoir sur les frais de déplacement, l’un des nombreux avantages du portage salarial.
L’administration française offre au travailleur indépendant le choix entre plusieurs statuts pour encadrer son activité. Grâce au portage salarial, le travailleur indépendant bénéficie d’une couverture sociale complète, il est libéré de toute charge administrative et peut déduire certains de ses frais professionnels, notamment ceux liés à ses déplacements. Déclarées en note de frais, ces dépenses ne sont alors ni imposables ni soumises aux cotisations sociales.
En comparaison, le statut d’auto-entrepreneur ne permet pas la déduction de frais de déplacement sur le revenu imposable et requiert une bonne connaissance de la réglementation fiscale.
Les frais de déplacement font partie des frais professionnels. Ce sont des dépenses qu’engage le salarié porté pour les besoins de son activité professionnelle et qu’il peut déclarer auprès de son employeur. Pour demander leur remboursement à sa société de portage, le salarié porté lui transmet une note de frais et les justificatifs associés. Les frais professionnels doivent impérativement concerner une période durant laquelle le porté perçoit un salaire.
Comme nous vous l’expliquons dans notre guide des coûts et charges en portage salarial, ces frais permettent d’augmenter votre rémunération nette. En effet, ils ne sont pas soumis aux charges et cotisations sociales, ni aux impôts sur les revenus.
Les frais professionnels se divisent en deux catégories :
Les frais professionnels, dont font partie les frais de déplacement, sont refacturables au client uniquement avec l’accord préalable de celui-ci. Ces frais, engagés dans le cadre de la prestation qui lui est proposée, doivent en effet être négociés en amont de la mission avec le client.
Pour refacturer ces dépenses, la société de portage doit prouver leur existence au client en joignant des justificatifs à sa facture de prestation. Les justificatifs de frais de déplacement peuvent se présenter sous la forme de tickets de péage, de factures de stationnement, de factures de carburant, de factures de transport en commun, etc.
L’URSSAF, l’organisme chargé de la collecte de la plupart des charges et cotisations sociales en France, limite le montant des frais non refacturables. Ils ne doivent pas excéder les 30 % du chiffre d’affaires (ou salaire brut), qui correspond au montant brut versé par le client en guise de rémunération de vos prestations.
Si vous avez besoin de vous rendre sur différents sites durant l’exercice de votre activité, les frais de déplacements peuvent constituer une grande part de vos frais professionnels. Ces frais sont soumis à une réglementation légale.
Les frais de déplacement déclarés auprès de l’URSSAF, non soumis aux cotisations et contributions sociales, font l’objet de règles et de barèmes à respecter. En portage salarial, c’est la société de portage qui effectue les déclarations auprès de l’URSSAF.
Pour voir ses frais kilométriques déduits de son chiffre d’affaires, le salarié porté doit respecter certains critères :
Le montant maximum pris en charge peut être calculé de manière forfaitaire, ou bien en fonction des dépenses réelles, à partir d’un barème mis en place par le gouvernement.
Lorsqu’un salarié porté ne peut manger à son domicile, lorsqu’il est en déplacement par exemple, il peut inclure des repas dans ses notes de frais.
Les repas pris durant le week-end ne sont pas pris en compte. Ceux pris le soir ne peuvent être pris en charge que si le salarié porté ne peut pas retourner chez lui pour la nuit.
Les repas offerts à des prospects ou clients peuvent également faire l’objet d’une note de frais. Il faudra alors préciser l’identité de la personne invitée et le nom de son entreprise.
Si le salarié porté utilise les transports en commun ou des taxis pour se déplacer dans le cadre professionnel, il peut bénéficier d’un remboursement en fournissant des justificatifs de transport en train, avion, métro, taxi, etc.
Ces types de dépenses peuvent faire l’objet d’un remboursement de la part de la société de portage. Notez que les frais de péage et de parking durant les week-ends sont à exclure des notes de frais.
Cette indemnité s’applique aux dépenses de logement et repas lors de déplacements. Deux critères doivent être remplis pour rendre cette indemnité applicable :
Il est aussi possible de prouver que le salarié porté ne peut pas regagner son domicile pour d’autres raisons indépendantes de sa volonté.
Pour toute question concernant les frais de déplacement ou toute autre spécificité du portage salarial, échangez avec un interlocuteur Quorélations. Forte de près de 15 ans d’expérience dans le portage salarial, notre équipe est à votre écoute, prête à vous conseiller et à vous accompagner dans votre prochaine mission en portage salarial !
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